Produzione di documenti con Word - parte 1
Chiara Renso, Maria Simi

Produzione di documenti con Word - parte 1
Per cominciare
Avviare Word
Cursore e mouse
Barre degli strumenti
Salvataggio di un documento
Operazioni su testi
Operazioni su porzioni di testo: taglia, copia e incolla
Operazioni su caratteri e paragrafi
Annulla e ripristina
Uso del righello
Alcune regole di tipografia
Caratteri speciali
Apici e pedici
Uso degli spazi
Ricerche e modifiche
Note
Intestazioni delle pagine e piè di pagina
Tabelle
Stampa di un documento
Esercizi

Per cominciare
Avviare Word
Per avviare Word selezionare il programma dal menù AVVIO-programmi- Word. Si aprirà una finestra con un documento vuoto. È il modo per cominciare a scrivere un nuovo documento. Nella barra blù in alto vediamo che il nome del documento è “documento1” che è il nome predefinito che Word assegna ad un nuovo documento. 
Se invece intendiamo modificare un documento preesistente, una volta aperto Word possiamo selezionare il documento da modificare dal menu File - Apri. Dalla finestra che si apre cerchiamo il documento e lo selezioniamo. A questo punto possiamo modificarlo. 
Un altro modo di avviare Word per modificare un documento pre-esistente è quello di fare un doppio clic del mouse sull’icona o nome del documento. Il documento deve essere un file Word riconoscibile dall’estensione .doc.
Cursore e mouse
Il cursore è la barra verticale lampeggiante che indica dove si sta scrivendo in quel momento: tutto quello che digitate sulla tastiera viene inserito nella posizione del cursore. Per spostare il cursore si possono usare alcuni tasti speciali della tastiera: le frecce direzionali ( , ¬ , ® , ¯ ), home, fine, pag-su, pag-giù, oppure il mouse.
Il mouse ha un suo cursore (in Word appare come una grossa I o come una freccia) che si sposta attraverso il testo digitato muovendo il mouse sul tavolo. Il modo più semplice per spostare il cursore della tastiera è premere il bottone sinistro del mouse dopo avere portato il cursore del mouse nella locazione desiderata.
Barre degli strumenti
Le funzionalità di Word che analizzeremo sono tutte funzionalità di base, attivabili con un semplice click sopra le barre degli strumenti (oltre che dai menù a discesa).
Per visualizzare le barre degli strumenti, portarsi con il cursore sopra la barra dei menú, selezionare visualizza, quindi barre degli strumenti e controllare che le barre standard e formattazione siano selezionate.

Figura 1- Visualizzare  le barre degli strumenti

Se le barre sono selezionate, dovrebbero apparire le due barre illustrate in Figura 1 e in Figura 2.

Figura 2 - Barra degli strumenti standard

Figura 3 – Barra degli strumenti di formattazione
La barra degli strumenti standard contiene da sinistra a destra: i comandi per creare un nuovo file, aprire un file già esistente e salvare un file: comandi per la stampa e il controllo ortografico; i comandi di taglia copia e incolla; il comando “annulla” e il suo simmetrico “ripristina”; comandi per inserire tabelle, grafici, fogli di lavoro Excel; la suddivisione del testo in colonne; la possibilità di vedere i caratteri nascosti di formattazione, come ad esempio il carattere speciale di fine paragrafo ¶.
Salvataggio di un documento
Per salvare un documento (cioè registrarlo su disco) è sufficiente selezionare l’icona del floppy sulla barra degli strumenti standard. Se il file non ha associato un nome, ne verrà richiesto uno.

Figura 4 - Aprire e salvare un documento
Operazioni su testi
Operazioni su porzioni di testo: taglia, copia e incolla
La barra degli strumenti offre una serie di operazioni che si applicano a porzioni di testo preventivamente selezionate.
Per selezionare una porzione di testo posizionare il mouse all’inizio della porzione di testo e tenendo premuto il bottone sinistro del mouse spostarsi alla fine della regione; rilasciando il bottone la porzione di testo selezionata appare evidenziata in nero.
Per copiare una porzione di testo: selezionarla, selezionare lo strumento di “copia” (seconda icona di Figura 5 o digitare Ctl-c sulla tastiera), spostarsi nella nuova locazione e scegliere lo strumento “incolla”  (terza icona di Figura 5 o digitare Ctl-v sulla tastiera).
Per spostare una porzione di testo: come sopra ma usare “taglia” invece di “copia” (prima icona di Figura 5 o digitare Ctl-x sulla tastiera).

Figura 5 - Taglia, copia e incolla
Operazioni su caratteri e paragrafi
Ci sono comandi che operano sui singoli caratteri selezionati e operazioni che si applicano al paragrafo all’interno del quale si trova il cursore. Un paragrafo è la porzione di testo compresa tra due caratteri speciali di fine paragrafo (¶), non visibili ma inseriti quando si preme il tasto “invio” (per evidenziare il segno distintivo dei paragrafi e di altri caratteri invisibili è sufficiente attivare il bottone che chiameremo “mostra/nascondi” della barra degli strumenti standard).
Vediamo ora quale sono le operazioni più comuni sui caratteri:
Operazioni su caratteri
•	cambio di tipo di carattere (font)
•	cambio di dimensioni
•	cambio dell’aspetto (grassetto, corsivo, sottolineato, colorato ed evidenziato)

Figura 6 - Operazioni sui caratteri
Operazioni sui paragrafi
•	allineamento (al margine sinistro, centrato, al margine destro o ad entrambi i margini, detto giustificato)
•	elenchi puntati e numerati, rientri, bordi, numero colonne.

Figura 7 - Operazioni sui paragrafi
Annulla e ripristina
Se sbagliamo ... niente paura: è sempre possibile tornare indietro con il bottone “annulla” (anche ctl-z da tastiera). Per ripristinare l'effetto di un’azione cancellata si utilizza il bottone “ripristina”.

Figura 8 - Annulla e ripristina
Uso del righello
Le operazioni di rientro e aggiustamento dei paragrafi possono essere fatte anche usando il righello.

Figura 9 - Uso del righello
Alcune regole di tipografia
Caratteri speciali
Usare lettere accentate e non apostrofi (sempre grave su à, ì, ò, ù; grave sulla è del verbo essere, su cioè, piè, sempre acuto sulle altre: perché, affinché, poiché…). 
Sulla tastiera italiana non sono disponibili i simboli:
~ : (molto importante per Internet) si può ottenere mediante la combinazione Alt-126 con in numeri digitati sul tastierino numerico in modalità ‘Num Lock’.
Se nella tastiera non sono presenti le lettere accentate (tastiera americana)  quest'ultime si possono inserire digitando prima l'accento (acuto o grave) e poi la lettera.
Apici e pedici
È possibile rendere una serie di caratteri un apice o un pedice selezionando l’apposita voce sotto FORMATO-carattere. Esempi: H2O, 42
Uso degli spazi
•	Mai due spazi di seguito, mai usare serie di spazi per rientri o centratura del testo.
•	Uno spazio a seguire i simboli di punteggiatura e mai a precederli (c’è un motivo pratico: nella divisione automatica del testo su più righe potreste trovarvi con un simbolo di punteggiatura ad inizio riga).
•	Esiste la possibilità di costringere una serie di parole a comparire sulla stessa riga e non rischiare di essere spezzate: inserire tra le parole lo spazio speciale ‘spazio non interrompibile’ digitando Ctl-shift-spazio anziché semplicemente spazio
•	Esiste la possibilità di andare a capo senza cambiare paragrafo: digitare shift-invio.
Ricerche e modifiche
In documenti di una certa dimensione può essere utile avere la possibilità di ricercare parole, magari per sostituirle. Per trovare una parola o una frase nel documento selezionare la voce "Trova" del menù MODIFICA, digitare la parola (o frase) da cercare, e premere INVIO (oppure selezionare "Trova successivo"). Le opzioni che troverete hanno il seguente significato:
Maiuscole/minuscole: per cercare solo le parole che sono identiche a quella data anche tenendo conto delle eventuali lettere maiuscole (se questa opzione non è selezionata le maiuscole e le minuscole sono considerate la stessa cosa).
Solo parole intere: consente ad esempio, indicando "penna", di trovare "penna" ma non "pennarello".
Usa criteri di ricerca: consente di cercare parole che iniziano o terminano con determinate lettere, usando "?" per rappresentare un carattere qualsiasi, e "*" per rappresentare una serie di caratteri qualsiasi. Ad esempio "pe?a" trova "pera" e "pesa", "pe*a" trova anche "pesca", "penna", "pergamena" etc.
Formato: vi permette di specificare il formato di un carattere, ad esempio se il carattere è in grassetto, corsivo …
Speciale: consente di trovare caratteri speciali come tabulazioni, interruzioni di paragrafo, …; ad esempio per ricercare tutti i punti alla fine di un paragrafo, digitare un punto seguito dal carattere speciale di fine paragrafo.
Per modificare una parola o una frase nel documento selezionare la voce "Sostituisci" del menù MODIFICA, digitare la parola (frase) da cercare, e quella che la deve sostituire. Anche in questa finestra troverete le opzioni descritte per "trova". Selezionando "Trova successivo" si chiede di cercare la prossima parola, poi si può decidere di cambiarla, selezionando "Sostituisci", oppure di lasciarla inalterata e cercare la prossima, selezionando "Trova successivo". In questo modo si riescono a fare modifiche controllate solo su alcune delle parole trovate.
Note
Le note sono porzioni di testo che si possono attaccare ad una parola e che compaiono a fondo pagina. Può essere una precisazione sulla parola stessa o su una frase o una spiegazione di un termine. Per inserire una nota relativa ad una parola o ad una frase  occorre selezionare la parola e poi selezionare sul menu Inserisci – Note… Qui abbiamo diverse opzioni e cioè l’inserimento della nota in fondo alla pagina oppure a fine documento e la possibilità si scegliere tra la numerazione automatica o manuale. Se diamo OK il cursore si posizione in fondo alla pagina (o alla fine del documento se abbiamo scelto quella opzione) dove possiamo digitare la frase.
Intestazioni delle pagine e piè di pagina
È possibile specificare un'intestazione o un piè di pagina: queste verranno applicate automaticamente a tutte le pagine del documento. 
Per fare questo selezionare la voce "Intestazione e piè di pagina" del menù VISUALIZZA. Comparirà una barra degli strumenti mobile che vi permette di:
•	Passare dalla visualizzazione dell'intestazione a quella del piè di pagina.
•	Inserire informazioni speciali quali "numero di pagina" (un numero diverso da pagina a pagina) o "data" nella sezione visualizzata, come anche del testo fisso che si ripete immutato in tutte le pagine.
Le intestazioni e piè di pagina possono essere definiti in maniera diversa per sezioni diverse del documento.
È inoltre possibile fare in modo che l’intestazione o il piè di pagina della prima pagina di un documento siano diversi da quelli delle pagine successive: selezionare la voce "Imposta pagina" del menù FILE, selezionare la scheda di "Layout" della finestra che si ottiene, selezionare "Diversi per la prima pagina". 
 Osservazione: il piè di pagina contiene tipicamente informazioni quali numero della pagina o data ed è diverso dalla nota a piè di pagina che contiene un commento ad una parola del testo. 
Tabelle
Per inserire una tabella è sufficiente premere l'apposito bottone sulla barra degli strumenti. Da qui è possibile decidere il numero di colonne e righe della tabella.

Figura 10 - Tabella
Dal menu-tabella si possono poi settare altre proprietà:

Figura 11 - Proprietà di una tabella
Stampa di un documento
È buona norma prima di stampare un file, controllarne l'ortografia (e la grammatica) e visualizzarne un’anteprima di stampa.

Figura 12 - Stampare un documento

Esercizi
Esercizio 1
L'esercitazione propone di riprodurre il documento allegato (una ricetta dal quaderno di cucina della dott.ssa Semini, che ringraziamo)
Il titolo “Parfait au café” è scritto utilizzando il tipo di carattere Comic Sans MS, dimensione 18 punti, grassetto e centrato. Per gli ingredienti abbiamo usato una tabella. Il titoletto ingredienti è in corsivo e rientrato, dimensione 14 punti. La tabella degli ingredienti è senza bordi (anche se qui viene raffigurata la griglia per dare una idea della sua posizione). Tutto il resto del documento utilizza il tipo di carattere Times New Roman, dimensione 12 punti, e il testo è allineato a sinistra.  Per i vari passi si è usata una lista numerata.

Parfait au café

Ingredienti

zucchero	200 gr.	
panna da montare	3/4 l. 	
uova	8	
caffè	1 dl	
mandorle	50 gr.	

1.	Sbucciare le mandorle in acqua bollente, tostarle in un pentolino, tagliarle a listarelle.
2.	Mescolare lo zucchero col caffè, metterli sul fuoco per fare lo sciroppo (fino a che non fa il filo).
3.	Aggiungere lo sciroppo caldo ai tuorli d’uovo come per fare la maionese.
4.	Far freddare un po’.
5.	Nel frattempo montare la panna e montare 3–4 albumi a neve. Amalgamare il tutto, delicatamente.
6.	Mettere in una forma rivestita di carta pellicola e mettere in freezer per almeno 6 ore.
7.	 Passare nella celletta del frigo al momento di andare in tavola, o in frigo più o meno prima del secondo.
8.	Rovesciare su un piatto e decorare con le mandorle.

Segue una immagine che raffigura il documento che si vuole ottenere. Attenzione: i dettagli sono importanti!
Esercizio 2
Riprodurre la lettera riportata alla pagina seguente, comprese le intestazioni e i piè di pagina.

Dott. Rossi Carlo
Via Gialli 100,
56100 Pisa

Pisa, lì 28 Gennaio 2001

Spett. Ditta Bianchi
Via Verdi 77
56100
Pisa

Gentile Cliente,
Le inviamo il prospetto delle spese di missioni del nostro personale relativa all’anno 2001.
La invitiamo a farci pervenire il pagamento sul nostro conto corrente entro la fine del mese di febbraio.

 Spese di Missioni 	
Nome	Destinazione	Data	Spesa	
Ferrari E. 	Parigi	10-1-00	2.345.700	
Monti G.	New York	15-05-00	6.080.790	
Carrara R.	Londra	27-07-00	4.050.200	
Totali	12.476.690	

Distinti saluti,

Carlo Rossi
Amministratore